Chuyển hàng

I. Tạo phiếu chuyển hàng

Đối với các cửa hàng có nhiều chi nhánh, việc luân chuyển hàng hóa từ chi nhánh này đến chi nhánh khác thường xuyên diễn ra nhằm đáp ứng kịp thời hàng hóa cho khách hàng tại khu vực đó trong khi chờ nhập hàng.

Để thực hiện việc chuyển hàng từ chi nhánh này sang chi nhánh khác, thao tác như sau:

- Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch (1), chọn Chuyển hàng

- Trên màn hình Chuyển hàng, kích + Chuyển hàng

- Màn hình Chuyển hàng hiện ra như sau:

- Thực hiện tạo cho phiếu chuyển hàng theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn hàng hóa cần chuyển

Hệ thống hỗ trợ 2 cách để chọn hàng hóa cần chuyển: Tìm kiếm trong hệ thống và Import từ file excel

• Tìm kiếm hàng hóa trên hệ thống bằng công cụ tìm kiếm

Hệ thống hỗ trợ 2 chế độ tìm kiếm và chọn hàng hóa đó là: nhập nhanh và nhập thường. Kích vào biểu tượng để thay đổi chế độ nhập

• Chế độ nhập thường:

• Chế độ nhập nhanh:

• Chế độ sử dụng cân điện tử: dành cho gian hàng có liên kết với cân điện tử. Thay vì sử dụng chế độ tìm kiếm hàng hóa, bạn có thể chọn chế độ quét mã vạch cân điện tử và lựa chọn chế độ nhập nhanh hoặc nhập thường như trên.

• Import hàng hóa từ file excel

Để thực hiện việc chọn hàng loạt hàng hóa vào phiếu chuyển hàng từ file excel có sẵn, thực hiện như sau:

• Tại màn hình Chuyển hàng, chọn Excel File

• Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin: Mã hàng, Số lượng chuyển, Giá chuyển và Serial/IMEI hoặc Lô Hạn sử dụng (nếu có)

• Nhập xong thông tin vào file excel mẫu, trở về màn hình Chuyển hàng, kích Chọn file dữ liệu và tìm đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.

• Bước 2: Chọn chi nhánh cần chuyển đến

Chọn chi nhánh cần chuyển đến tại ô Tới chi nhánh

• Bước 3: Nhập thông tin phiếu chuyển hàng

  • Nhập thông tin Thời gian, Mã chuyển hàng, Ghi chú cho phiếu chuyển hàng nếu cần

  • Kích Hoàn thành để hoàn tất quá trình hoặc kích Lưu tạm để lưu lại thông tin vừa làm và hoàn thành sau.

• Sau khi hoàn thành thì phiếu chuyển hàng đó sẽ mặc định ở trạng thái Đang chuyển.

II. Nhận hàng

Để chi nhánh nhận xác nhận việc nhận hàng, tại chi nhánh nhận cần thao tác như sau:

- Trên màn hình Quản lý, kích Giao dịch, chọn Chuyển hàng.

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu chuyển hàng.

- Tìm kiếm và chọn phiếu chuyển hàng muốn xác nhận việc nhận hàng.

- Kích Mở phiếu.

- Hệ thống hiển thị ra cửa sổ nhận hàng:

- Bạn có thể tìm kiếm/quét mã vạch để nhập số lượng nhận hàng (1) hoặc điền trực tiếp số lượng thực nhận (2)

- Danh sách hàng hóa được nhận trên phiếu chuyển được chia thành các tab: Tất cả, Khớp, Lệch, Chưa kiểm. Tương ứng như sau:

• Tất cả: Bao gồm tất cả danh sách hàng hóa trên phiếu chuyển

• Khớp: Danh sách hàng hóa có SL nhận = SL chuyển

• Lệch: Danh sách hàng hóa có SL nhận khác SL chuyển

• Chưa nhận: Danh sách hàng hóa chưa nhập SL nhận hoặc nhập SL nhận = 0

- Hệ thống hỗ trợ tùy chọn hiển thị khi bạn kích vào biểu tượng để:

• Bật/tắt Chế độ lọc

• Bật/tắt Mặc định nhận đủ

• Bật/ tắt Ảnh hàng hóa

• Sắp xếp thứ tự hàng hóa

- Cụ thể về chế độ Mặc định nhận đủ như sau:

• Bật Mặc định nhận đủ:

  • SL nhận mặc định = SL chuyển

  • Nếu bạn bật Mặc định nhận đủ sau khi đã nhập SL nhận của 1 số hàng hóa

    • Với hàng hóa có SL nhận khác 0 và khác trống à hệ thống giữ nguyên số lượng

    • Với hàng hóa có SL nhận = 0 và bằng trống à hệ thống điền SL nhận = SL chuyển

• Tắt Mặc định nhận đủ: hệ thống sẽ hiển thị pop-up cảnh báo, nếu bạn chọn Đồng ý à SL nhận mặc định = 0

Lưu ý:

• Số lượng nhận không thể lớn hơn số lượng chuyển.

• Nếu số lượng nhận nhỏ hơn số lượng chuyển, hệ thống sẽ tự động cộng lại tồn kho số lượng chênh lệch vào chi nhánh chuyển.

• Khi nhận hàng, nếu tìm kiếm hoặc quét mã hàng hóa không có trong phiếu chuyển, hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi và không cho thêm hàng hóa này vào phiếu chuyển

o   Thêm thông tin Ghi chú, chỉnh sửa ngày nhận nếu cần thiết

o   Kích Nhận hàng

III. Cập nhật thông tin phiếu chuyển hàng

- Cập nhật thông tin:

• Với các phiếu trạng thái Đang chuyển, hệ thống cho phép thay đổi thông tin Tới chi nhánh và Ghi chú.

• Với các phiếu trạng thái Đã nhận, hệ thống chỉ cho phép thay đổi thông tin Ghi chú

IV. Hủy phiếu chuyển hàng

- Vào Giao dịch chọn Chuyển hàng, sau đó kích chọn phiếu chuyển hàng muốn hủy bỏ

- Hủy bỏ phiếu chuyển hàng: hệ thống sẽ cộng lại tồn kho các hàng hóa tại chi nhánh chuyển và giảm trừ tồn kho tại chi nhánh nhận.

V. Sao chép phiếu chuyển hàng

- Vào Giao dịch chọn Chuyển hàng, sau đó kích chọn phiếu chuyển hàng cần sao chép

- Sau khi kích chọn hệ thống sẽ tạo ra phiếu chuyển hàng mới tương tự phiếu chuyển hàng đã chọn.

- Lưu ý: hệ thống chỉ cho phép sao chép phiếu chuyển khi đăng nhập đúng chi nhánh chuyển đi theo phiếu chuyển đã chọn để sao chép.

VI. Xuất danh sách phiếu chuyển hàng ra file Excel

- Xuất file các phiếu chuyển hàng hoặc chi tiết từng phiếu chuyển hàng.

- Để xuất danh sách phiếu nhập hàng ra file Excel, vào menu Giao dịch, chọn Chuyển hàng, sau đó kích Xuất file

- Kích chọn File tổng quan hoặc File chi tiết cần xuất

- Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách phiếu chuyển hàng.

VII. In tem mã

- Để in tem mã ở phiếu chuyển hàng, vào menu Giao dịch, chọn Chuyển hàng

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu chuyển hàng

- Kích chọn phiếu chuyển hàng cần in tem mã của hàng hóa trong phiếu chuyển hàng

VIII. Xem/in/xuất file phiếu chuyển hàng

- Để xem/in/xuất ra file excel phiếu chuyển hàng, bạn vào menu Giao dịch, chọn Chuyển hàng.

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu chuyển hàng

- Tìm kiếm và chọn phiếu chuyển hàng cần xem/in hoặc xuất file

- Lưu ý: Nhằm giúp người dùng kiểm soát tốt tình trạng chuyển và nhận hàng, hệ thống chỉ ghi nhận Số lượng nhận, Giá trị nhận khi chi nhánh nhận mở phiếu Lưu tạm hoặc Nhận hàng.

 (Hình minh họa trước khi Lưu tạm hoặc Hoàn thành)

(Hình minh họa sau khi Lưu tạm hoặc Hoàn thành)

IX. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu chuyển hàng

- Để xem danh sách tất cả các phiếu chuyển hàng, cũng như thông tin về từng phiếu chuyển hàng, bạn vào menu Giao dịch, chọn Chuyển hàng.

- Hệ thống hiển thị ra danh sách phiếu chuyển hàng, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách.

- Tìm kiếm phiếu chuyển hàng (1)

• Tìm kiếm theo mã phiếu chuyển hàng.

• Tìm kiếm theo tên hoặc mã hàng hóa.

• Tìm kiếm theo Serial/IMEI (với gian hàng bật tính năng Quản lý tồn kho theo Serial/IMEI)

• Tìm kiếm theo lô, hạn sử dụng (với gian hàng bật tính năng Quản lý tồn kho theo Lô/Date)

• Tìm kiếm theo thời gian

• Tìm kiếm theo loại phiếu

• Tìm kiếm theo trạng thái: Phiếu tạm, Đang chuyển, Đã nhận, Đã hủy.

• Tìm kiếm theo trạng thái nhận hàng: Tất cả, Khớp (SL nhận = SL chuyển), Không khớp (SL nhận khác SL chuyển).

• Tìm kiếm theo lựa chọn hiển thị.

• Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm. 

- Tìm kiếm hàng hóa trong phiếu chuyển hàng (2)

• Tìm kiếm theo mã hàng.

• Tìm kiếm theo tên hàng.

- Sắp xếp danh sách phiếu chuyển hàng (3)

• Trong màn hình danh sách phiếu chuyển hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột: Mã chuyển, Ngày chuyển, Chi nhánh, Người tạo, Người nhận theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần

• Để sắp xếp danh sách phiếu chuyển hàng theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

X. Thông báo chuyển hàng

- Ngay khi phiếu chuyển hàng được hoàn thành, nhận hàng hoặc hủy phiếu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo ngay trên màn hình Tổng quan.

- Lưu ý: Để nhận được thông báo hủy phiếu, người dùng cần có quyền xem danh sách phiếu chuyển của chi nhánh đang làm việc.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Chuyển hàng

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 29/12/2022